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한국 미국 유럽, 보고서와 Presentation

보고서나 프레젠테이션은 내 생각을 다른 사람에게 전달하는 일입니다.  내용은 당연히 생소할 수도 있고, 내 의견과 같을 수도 있습니다.  그리고 보고나 프레젠테이션의 대상은 업무상의 상사일 수도 있고, 수평적 관계일 수도 있습니다.  그리고 무엇보다 중요한 것은 내용입니다.

한 뉴스에서 한국 직장인들이 사용하는 보고서 작성 중 대부분의 시간은 형식에 할애한다고 합니다.  공무원이나 국회, 군대의 문화 중 보고는 대형 상황판, 차트, 또는 두꺼운 문서 등이 함께 합니다.  TV나 신문의 사실관계 보도에서 도표나 지난 통계의 차트 같은 매개수단은 필수입니다.  각 직장에서 벽에 붙인 대형 문서나 도표는 신기한 일이 아닙니다.  이런 보고나 프레젠테이션의 문화는 백 년이 넘었습니다.

보고서는 업무일지와 근무시간을 작성하던 백여 년 전의 문화입니다.  보고는 그 내용이 제일 중요하며, 신속과 정확성이 생명입니다.  보고 수단은 이런 중요한 요건이 허락되는 한 중요하지 않습니다.  말로 10분도 안 걸릴 업무를 며칠을 고민하여 만드는 직장인과 내용보다 디자인에 더 신경 쓰는 대학생의 리포트는 전형적인 보여주기 문화이며, 그 대상도 충분한 검토를 안 할 것이라는 불신도 있습니다.  전에 언급한 바가 있지만 “이왕이면 다홍치마”라는 건 결국 나중에 다홍치마만 찾을 수밖에 없습니다.  보고나 프레젠테이션의 가치는 그 내용에서 얼마나 합당한가라는 가치에서 찾아야 합니다.

보고서나 프레젠테이션의 형식에 관하여도, 특별히 넣어야 하는 건 정해진 것이 아닙니다.  자신이 보여주어야 할 내용이 잘 드러나도록 중심을 차지하면 충분합니다.  이런 내용 하나하나를 구구절절이 설명하거나 전례를 들추어내고, 다른 것과 비교하여 어떻게 하든 정통성을 맞추려는 것 자체가 불필요합니다.  특히 창의성으로 해야 하는 업무를 육하원칙에 입각하여, 법률 서류의 형식으로 작성하는 것 자체가 소통을 방해하게 됩니다.  서구의 프레젠테이션은 형식에 구애받지 않습니다.  보고서는 몇 장 이내이고 그 외의 서류는 첨부하여 미리 보내놓습니다.  주로 법률, 회계 서류입니다.  보고나 프레젠테이션의 도구는 구두일 수도 또는 그림이나 사진 한 장 일수도 있습니다.  중요한 것은 다시 말씀드리지만 내용입니다.  그리고 그 형식은 내용을 가장 잘 설명할 수 있는 것이 됩니다.  그리고 짧으면 짧을수록 좋습니다.

한때 S 그룹에서 실시하던, 서서 하는 10분간의 회의나 전산 시스템으로 하는 보고는 지금 어떻게 됐는지 궁금해집니다.

 

by Luke

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